Le fonctionnement de LaToileScoute

Malgré la distance qui sépare ses membres, LaToileScoute arrive à fonctionner, à prendre des décisions rapidement et ce, toujours dans la collégialité. Elle a même développé son propre concept organisationnel : l' "anarchie organisée". Le but est de permettre l'initiative individuelle, mais pas dans tous les sens quand même.

Un fonctionnement par mailing-lists.

Une mailing-list, ou liste de discussion, est une sorte de forum par mail : chaque membre de la liste envoie un mail à la liste qui le renvoie automatiquement à tous les membres. Il en est de même pour les réponses. Ce système a été d'abord hébergé par e-groups, devenu yahoogroupes, qui désormais ne sert plus que de liste de secours : nous hébergeons notre propre système désormais. Le site participe aussi aux discussions en remontant plusieurs informations aux acteurs et administrateurs : annonces à valider, note aux admins, pages à valider, etc ...

Pour donner un ordre d'idée de la masse d'échanges de mails, en moins d'un an, les membres de LaToileScoute ont échangé près de 3 000 mails, et depuis le lancement du projet, ils ont échangé plus de 10 000 messages ! Devant un tel flux d'information, tu te douteras qu'il a fallu trouver un système pour trier les mails.

Une liste de discussion par commission

Une liste générale, la liste des acteurs : tous les acteurs et administrateurs de LaToileScoute sont inscrits à cette liste. Elle sert aux informations d'ordre général qui concernent tous les membres.

Ensuite, à son arrivée, chaque acteur choisit les listes auxquelles il souhaite participer. Il choisit ainsi les commissions qui l'intéressent le plus.

• Rédaction : elle permet d'échanger sur de nouvelles pages à créer, de demander un conseil, ou un renseignement, etc ... Chaque rédacteur est inscrit sur cette liste.
• Publication : la liste de validation de toute sortie d'information. C'est de loin une des listes les plus actives. La liste est en copie de chaque message qui est expédié vers l'extérieur (refus de validation, etc ...). Elle reçoit aussi les mails automatiques de demande de validation de page, et les validateurs échangent à ce sujet.
• Modération : tous les modérateurs du forum sont abonnés à cette liste. Chaque décision de modération passe par le biais de cette liste, permettant un fonctionnement d'équipe efficace, et des décisions plus justes.
• Animation : une liste qui fonctionne par pointe. Elle commande toute l'animation du site, que ce soit en terme d'activité ou en terme d'animation extérieures.
• Logis-com : cette liste est moins active. Elle gère l'évènementiel extérieur, comme par exemple la logistique nécessaire à un suivi en direct.
• Développement : une liste dédiée aux différents développeurs de LaToileScoute, afin d'échanger sur les aspects développements du site. Ce sont souvent des discussions très pointues !
• Technique : une liste encore plus pointue, car elle gère le volet administration système du serveur.
• Tickets : cette liste est un peu spéciale, car il n'y a pas de débat dessus. C'est la voie par laquelle le serveur s'exprime pour indiquer ce qui se passe : nouvelles annonces, adhésion à la newsletter, nouveau site proposé, etc ...

Une liste à part, la liste des admins : cette liste est réservée aux administrateurs pour le fonctionnement courant de LaToileScoute et débattre des orientations à venir. C'est une liste assez souvent chargée en messages !

Un forum en plus

Depuis 2005, les administrateurs utilisent aussi un forum pour discuter, en particulier pour les débats méritant plus de réflexion (statuts de l'association, etc ...). Il permet aussi de valider plus efficacement des décisions par un vote entre les membres.

Et en cas d'urgence ?

Les administrateurs et quelques acteurs sont tous interconnectés entre eux par messagerie instantanée. Elle permet de réagir très rapidement à des évènements qui peuvent avoir lieu sur le site. Cela permet aussi des petites réunions ponctuelles à plusieurs membres sur une thématique particulière (refonte de la charte graphique du site, etc ...)

Pour conclure ...

Alors tu le vois, LaToileScoute, malgré la distance s'est trouvé un système organisationnel permettant des prises de décision collégiales. Le principe fondateur est que rien ne doit jamais reposer sur une seule personne, et donc tout doit être décidé en groupe, et tout le monde doit savoir ce qui se passe, au moins les admins, et pour les domaines qui les intéressent, évidemment les acteurs.