Entre les achats et le moment où on fait les comptes, il existe une étape intermédiaire qu’on oublie souvent : ce moment où tu stockes tes tickets, entre l’achat, et le moment de faire les comptes. L’étape verte dans le schéma ci-dessous :

Mal gérée, tu entres dans un plan galère pour faire les comptes. Qui n’a pas vu un gars courir après les tickets de caisse, essayer de les reconstituer, les traduire même ?

Nous allons te sauver, nous allons te donner quelques astuces pour survivre, sans forcément faire sa comptabilité tous les jours. Une des clés ? Avoir toujours un stylo sur soi, voire un calepin.

Au fil des achats

• Harceler les commerçants : tu exiges un ticket de caisse. Mais pas besoin non plus d’embêter la caissière du supermarché avec une édition particulière de facture avec son imprimante de caisse toute pourrie qui met 4 heures à la sortir :) Le ticket de caisse suffit largement, nous n’avons pas de TVA à gérer.
• Numéroter immédiatement le ticket de caisse, ne pas attendre. Ne pas hésiter aussi à écrire sur le ticket de caisse à quoi ça correspond. Qui n’a pas cherché à quoi correspondait un libellé bizarre sur un ticket ? Exemple : « SARL ADB, 40 € », tu peux passer du temps pour retrouver que c’est du pain !
• Sur la souche du carnet de chèque, reporte ce numéro de ticket de caisse, ça t’évite de copier les montants et date, déjà écrits sur le ticket en plus.
• Stocker tous les tickets de caisse non comptés au même endroit. Cet endroit le plus pertinent est souvent un endroit dans le véhicule qui sert aux courses. Attention, les tickets de caisse n’aiment pas la chaleur, ils noircissent et peuvent devenir illisibles.

Avec tout ça, quand tu feras les comptes, tu reconstitueras assez facilement l’histoire : les dépenses, les dates, les motifs, les moyens de paiements.

Astuce numéro de ticket de caisse : plutôt que numéroter de 1 à xx, ticket après ticket, il est souvent plus facile de faire de séquences avec le numéro du jour dedans. Exemple : le 14 juillet, j’ai des tickets 14-01, 14-02, etc. C’est tout bête mais on retrouve plus facilement ses petits … et on peut compléter des journées quand on retrouve un ticket (oui ça ne devrait pas arriver, mais en vrai…).

À l’étranger

Ça se complique sérieusement ! Les tickets sont en langue étrangère, et en plus dans une devise inconnue !

Là aussi, il existe des astuces.

• Quand tu arrives dans le pays avec une devise étrangère, n’essaie pas de tout compter en Euros, tu vas te mélanger. Transforme tous tes budgets dans la monnaie locale, en appliquant un taux de change pessimiste. Exemple : 1 € vaut 1,15 $, tu comptes 1 € vaut 1,10 $. Cela permet de prévoir une part de frais bancaires que prendra la banque. Et après, compte tout en monnaie locale. Quand tu rentreras en France, tu transformeras en Euros, mais tu seras au calme pour le faire.
• Tiens deux comptabilités : une pour ce qui se passe pour la banque (les retraits, les paiements par carte …), une pour ce qui se passe en espèces. Et vérifie régulièrement que tes espèces restantes sont bien identiques à ce que tu as compté.
• Si tu es parti avec beaucoup d’espèces, tu les as probablement dispersées entre plusieurs sacs à dos par précaution. Note qui a quoi. Ce sera plus facile. N’utilise toujours qu’une seule caisse. Si chacun fait des paiements espèces avec ce qu’il a dans son sac, ça va devenir l’enfer à compter … et une grande source d’erreur.
• A chaque achat, essaie d’avoir un ticket de caisse, comme en France. Mais en vrai, dans beaucoup de pays, tu ne pourras pas en avoir. Quand tu n’as pas de ticket, garde toujours un carnet sur toi, et note ce que tu dépenses (date, montant, raison), sinon tu vas être perdu.
• Quand tu as un ticket, comme en France, numérote-le, mais en plus, écris immédiatement ce que c’est dessus. Cela te sauvera des heures à ne pas devoir décrypter ce que c’était. Exemple : il faut se souvenir que "pekárna" veut dire boulangerie en tchèque. Ton trésorier de groupe te bénira toi et ta famille sur plusieurs générations en recevant ta compta.

Ainsi, quand tu fais un point sur les comptes, là aussi, tu retrouves ce que tu as dépensé plus facilement, tu y passeras beaucoup moins de temps !