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Organiser son camp avec Trello

L’outil indispensable pour organiser son équipe

Ah préparer son camp, quel bonheur ! On commence à noter des bouts de trucs à faire partout, Post-It devient notre meilleur ami. On essaie d’impliquer tout le monde dans la maîtrise, mais il faut faire des réunions pour savoir où on en est, qui a fait quoi, qui galère …

Alors si en plus, comble du comble, on tente d’impliquer ses jeunes dans la préparation du camp, là ça y est, on commence à coller par-dessus le post-it de la tâche à faire qui s’en occupe, et puis finalement ça change, et puis …

Bref, c’est le bordel.

Alors, pour ce #JeudiNumérique, nous te proposons cet outil (gratuit !) qui va changer ta vie : Trello.


N’hésite pas à cliquer sur les images pour les agrandir.

Un outil de planification

Trello est un outil d’organisation collaboratif et transverse. Il est à l’image de notre fonctionnement scout : y a pas de chef à bord. Chacun crée des tâches, chacun dit de quoi il s’occupe, et youpla boum, c’est parti.

Trello, ce n’est pas le petit outil bidouille. Non. De très nombreuses structures geeks s’en servent, depuis des rédactions de sites internet (The Verge …), jusqu’à nous, LaToileScoute !

Le concept

Tu imagines un énorme tableau sur le mur, avec trois colonnes : à faire, en cours, fait. Dans ce tableau, tu colles des grands post-it qui sont autant de grandes tâches à réaliser : le budget du camp, les menus, le projet pédagogique, boire une bière … Sur ces grands post-its, tu peux écrire plein de trucs, comme « contacter le trésorier du groupe pour connaitre ce qu’on marque dans la case amortissement matériel », etc …

Au fil de l’avancement de chaque tâche, tu décolles ton post-it de la colonne « à faire », à « en-cours » puis à « fait ».

Trello fait cela de manière informatisée.

Le grand tableau, c’est le "board". Les colonnes sont présentes. Dans chaque colonne, tu crées des "cards", que tu peux glisser d’une colonne à l’autre. Dans chaque "card", tu peux créer des check-lists de trucs à faire que tu coches au fur et à mesure.

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Les fonctionnalités

Chacun peut créer des cards. On peut aussi mettre un délai sur la card. Tu recevras une notification si tu es en retard ou si le délai s’approche.

Tu peux créer des catégories pour les cards. Soit par thème, soit comme dans l’exemple "tâche pour chef" "tâche pour jeunes" si tu es responsable d’ados et que tu veux les impliquer dans la préparation du camp.

Chacun peut aussi mettre son nom sur une card pour dire "je m’en occupe". Plusieurs personnes peuvent se mettre sur des cards, permettant ainsi de créer des commissions.

Et là tu entres dans la magie de Trello. Tu peux discuter sur card, chaque personne qui a mis son nom dessus sera notifié. Tu peux aussi "biper" quelqu’un en mettant son pseudo avec un @ devant dans un commentaire.

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Tu peux ajouter des pièces jointes, et si tu vas au bout du collaboratif, tu ajoutes un Google Doc en lien.

Tu peux aussi créer autant de board que nécessaire : un pour la vie de l’unité, un pour le camp, etc … Tu peux même créer une "organisation" qui permet d’ajouter plus facilement les gens sur les boards.

Retour d’expérience

Nous utilisons beaucoup cet outil sur LaToileScoute. Nous l’avons utilisé aussi dans le cadre d’un suivi hors LaToileScoute.

Le premier retour est la facilité d’utilisation pour les non-geeks. On comprend en deux secondes alors que l’outil est en anglais.

Le second retour est la visibilité incroyable sur son projet.

Enfin, gros atout, cela favorise les initiatives : tiens, une tâche avec personne dessus, bah je vais regarder.

Organiser un camp devient un jeu d’enfant, mais aussi des choses autrement plus complexes comme un camp groupé, une base scoute, un rassemblement, etc ! On démultipliera juste les boards par équipe si besoin est.

Le seul reproche que nous ferons est que cet outil est en anglais, cependant, ce n’est pas dérangeant au quotidien.

Le second effet wahou

Trello est gratuit, disponible sur ordinateur mais aussi sur smartphone avec des applications gratuites dédiées (Android, iPhone, WindowsPhone).

Le top du top devient alors d’avoir dans la salle principale de ton camp groupé, avec wifi, un PC qui supervises ses tâches, et chacun met à jour en temps réel le trello depuis son mobile. Over-geek, mais magique. Vraiment.

Une vidéo de présentation (pas de nous) :


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SebF

Scout depuis quelques années, j’ai compté avoir campé sous la tente en camp scout l’équivalent de près de 2 ans complets. Oui plus (...)

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