Oui nous avons trouvé très amusant d’illustrer une réunion parents par cette image. Quoi, ça ne se passe pas exactement comme ça ?

A quoi sert la réunion parents ?

Une réunion parents a plusieurs rôles :

• Conforter la relation entre les parents et les chefs : une relation de confiance, de deux partenaires dans l’éducation de l’enfant ou de l’ado.
• Rassurer les parents : oui votre enfant va manger, dormir, s’amuser, en totale sécurité.
• Passer les infos pratiques diverses et variées du camp.

Souvent on se contente de la 3ème étape, tu verras que notre plan de réunion intègre les deux premiers points, ce qui permet de faire glisser la suite plus facilement, et cela établit bien la relation de confiance entre les chefs et responsables (toi !) et les parents.

Cette réunion parents peut se faire en présentiel ... ou par visio

Cadrer sa réunion parents

Dès le lancement, annonce le programme, cela évitera d’être interrompu tout le temps par des questions qui trouveront leur réponse plus tard. Rappelle l’heure de fin aussi, ça rassurera les parents qui doivent gérer la logistique familiale. Idéalement, ne parle pas pendant 1h, ce sera insupportable.

La réunion parents a pour objet de permettre un dialogue avec les encadrants, donc il faut laisser poser des questions et y répondre. Le danger est d’entrer dans tous les cas particuliers, n’hésite pas à les repousser à la fin de la réunion : le but est de répondre aux questions communes.

Le dialogue signifie aussi parfois accepter très humblement de remettre en cause certains points de son camp ou de son organisation : les parents peuvent aussi avoir de bonnes idées (si si ;) ).

Ah et détail important, en particulier si tu stresses. En te nommant chef ou responsable, en ayant validé ton dossier de camp, le mouvement scout marque qu’il te fait confiance pour emmener les jeunes en camp, dans toutes les conditions de sécurité nécessaire. Et ce n’est pas un pari courant : certains emmènent, à 18 ans, 24 louveteaux^? dans la nature pendant une semaine ! Alors bravo pour ton engagement, et fonce ! :)

Proposition de plan de réunion parents

C’est la fin de l’année, faisons le bilan !

Rien de tel que lancer la réunion parents en commençant par donner la parole.
Qu’avez vous pensé de l’année ? Qu’est ce qui a marché ? Quels sont les retours des jeunes à la maison ?

Si en début d’année, tu as présenté les intentions pour l’année, voire un projet pédagogique, c’est l’occasion de le rappeler.

Ce temps est un moment qui permet d’échanger et de discuter tranquillement des intentions des chefs, avec ce qui a marché et moins bien marché. C’est aussi l’occasion d’expliquer ou réexpliquer des points obscurs pour les parents : la promesse, des éléments de progression gagnés, etc ...

Le projet de camp

Maintenant que nous avons parlé de l’année, présente le projet du camp. Pas le lieu, non, le projet pédagogique : à quoi sert le camp, à quels objectifs répond-il, quelles sont vos intentions pour les jeunes, comment vous avez construit le camp.

Cela peut être aussi l’occasion d’expliquer le choix du camp : vote des jeunes, décision des chefs, etc ...

Les chefs présents au camp

Hop, rassurons tout de suite les parents, les chefs sont des gens très très bien, ah si. On liste les noms, et si besoin est, on indique leurs formations ou expériences, en particulier si tu as du monde en soutien qui n’est pas chef à l’année.

Les infos pratiques générales du camp

• Le lieu de camp : adresse, situer sur une carte, etc ...
• Les rendez-vous de départ et de retour
• Le détail des modalités de transport, à quelle heure on arrive, etc ...
• Les contraintes liées au transport si besoin est : quantité de sacs, etc ...

A ce moment là, le grand classique est qu’on entre dans le cahier de doléances des demandes individuelles de trajet particulier, indique que tu as bien entendu, mais reporte la discussion à la fin de la réunion. Sinon, tu n’avances plus.

Ce qu’on va vivre au camp

• La journée type : dans les grandes lignes, à quelle heure on se lève, on se couche, on mange, on se lave, on joue.
• Le planning : dans les grandes lignes, pas besoin de toute détailler. L’important est de ressortir les activités marquantes.
• Les activités particulières : certaines nécessitent information spéciale détaillée, comme les activités en autonomie. C’est l’occasion d’expliquer comment cela va se dérouler. Pour les premières activités en autonomie, les parents ont besoin d’être rassurés, montre que l’activité est bétonnée et très bien préparée, à la fois en terme de contrôle, qu’en terme de soutien des jeunes en cas de difficulté.
• Les règles de vie : cela permet de les partager avec les parents, en mettant en avant pourquoi certains choix. Si un jeune se révèle particulièrement pénible pendant ton camp, il sera plus facile d’aborder le sujet avec les parents plus tard, pour qu’ils viennent en soutien.

L’étape longue des petits détails techniques

• Affaires à emporter : ne pas entrer dans le détail, tu donneras une liste, mais donner quelques idées clés sur les choses à ne pas oublier. Par contre, indique les jours de lessive : c’est tout bête mais ça permet aux parents de calculer le nombre de sous-vêtements, tee-shirts, etc ... nécessaires. Pas plus de 5-6 jours entre deux lessives (ce qui implique une autonomie de 7 jours le temps que ça sèche), sinon les sacs deviennent très lourds.

• Papiers à compléter et à récupérer.
• Argent de poche : n’hésite pas à soumettre la question aux parents pour une décision collégiale sur son montant.
• Comment vous joindre au camp : en cas d’urgence d’une part, et pour des news non urgentes d’autre part. Ce sont aussi deux circuits de communication à prévoir de votre côté pour ne pas être dérangé par des demandes de nouvelles. Par exemple : téléphone et mail. Si tu proposes le téléphone, dis le directement : "on vous prévient, pour des questions de batterie, on ne l’aura pas toujours sur nous, mais promis, on le consulte au moins une fois par jour".

Et enfin ... le prix du camp.

• Présenter le budget total
• Présenter les grands postes de dépenses, et de recettes s’il y en a.
• Finir par le prix du camp. Si des conditions particulières sont aménagées pour des familles, une solution est de dire que c’est le prix de base mais qu’il est réduit pour certaines familles, ce point sera vu directement avec elles.

La conclusion

Vérifier si tous les sujets communs ont bien été clos, puis clôturer la réunion. Cela permet aux parents pressés de partir. Les parents avec des questions particulières peuvent alors les poser aux chefs.

Bon courage !  :)

Image pour la blague : là, c’est un peu too much ;)