L’association LaToileScoute s’est réunie pour tenir sa 5e assemblée générale annuelle les samedi 24 et dimanche 25 octobre 2009, à Nanterre (92000).

Présents : Ludovick GLANDUT (Président), Nicolas ERNST (Secrétaire), Xavier ORTOLLAND, Marc VACHETTE, Sébastien FAYS, Paul LIAGRE, Elsa PEINTURIER, Guillaume PONCON, Eric ROST, Lucie VALLADE, Thomas SCHMIT, Sarah CABARET.
Excusés et représentés : Alexis HERVE (Vice-président, pouvoir à Ludovick GLANDUT), Laurent RAGUENEAU (Trésorier, pouvoir à Nicolas ERNST), Marlène VOLLE (Pouvoir à Marc VACHETTE), Jean-Jacques GAUTHE (Pouvoir à Nicolas ERNST), Jean-Marie VONAU (Pouvoir à Ludovick GLANDUT), Jean WERLEN (Pouvoir à Paul LIAGRE), Stéphane MICHEL-MAZAN (Pouvoir à Guillaume PONCON), Pierre GERRIER (Pouvoir à Paul LIAGRE), Bénédicte LE BRUN (Pouvoir à Elsa PEINTURIER).
Les 9 mouvements français de scoutisme ont été conviés. La Fédération des Eclaireuses et Eclaireurs, représentée par Yves-Alexis PEREZ, a répondu à l’invitation. Les Scouts et Guides de France, représentés par Pierre-Yves BING, sont excusés.

Bilan de l’année 2009

Un point sur les différents projets menés depuis la dernière AG de novembre 2008 a été fait.
– Photothèque : Un compte pro FlickR est ouvert pour conserver les photos en haute définition.

– Diaposcout : Il doit être repris, de façon à être plus facilement utilisable et à permettre aux utilisateurs d’ajouter eux même leurs photos. En tirer une sélection pour les photos de la page d’accueil (sélection multi mouvements)

– Scoutblog : Solution toujours dynamique (statistiques encourageantes) à destination des groupes, unités, territoires et des équipes ainées. Les Scoutblog sont très inter-mouvements (les 9 mouvements sont représentés). Il est prévu de proposer plus de design par défaut.

– Accueil : Des remarques sont remontées des visiteurs, son organisation va donc être revue en fonction.

– [Forum] : même s’il représente toujours 25% des visites, le forum enregistre une légère baisse de fréquentation. (De manière générale, l’outil Forum sur le web est en baisse de vitesse). Le forum sert essentiellement de plateforme d’entre-aide (beaucoup moins de polémique qu’à une certaine époque). Des forums en collaboration avec des mouvements de scoutisme vont prochainement être créés, et la pertinence de certains de nos forums est à réétudier.

– Statistiques de fréquentation du portail : Faible taux de rebond (les visiteurs poursuivent leur navigation sur le site après y être entré), fréquentation stable par rapport à 2008.

– Boutique : Point sur les motifs et produits les mieux vendus. De nouvelle perspectives de développement sont a l’étude. La boutique représente la première source de financement de LaToileScoute.

– Finances : on se doit d’être très transparents, vis-à-vis de nos membres et de nos partenaires. Budget important en 2010, avec le suivi de 2 rassemblements Scouts et Guides de France, et peut-être plus selon sollicitations.

– Week-end de travail : un week-end a été organisé en août 2009, il a été très efficace niveau productivité. Pour les prochains, une vraie partie conviviale reste à organiser. L’expérience d’août (un noyau rassemblé physiquement à 1 ou 2 endroits + quelques personnes chez elles) à reproduire, voire plus régulièrement ! Pour la convivialité : réactiver les soirées LTS@..., avec pour but de présenter la galaxie LaToileScoute tout en partageant un moment convivial.

– Scoutgarden : Les utilisateurs commencent à s’approprier l’outil : espace de travail privé et collaboratif. Il y a là un vrai enjeu et un réel service aux unités/groupes/territoires/groupes de travail/… A ce jour, on reçoit relativement peu de visites, mais ça décolle petit à petit. Communication à faire sur l’outil.

– Rubriques « Histoire » (Documents historiques et "Récits d’épisodes historiques") : des contacts ont été pris, d’autres le seront prochainement, pour confier la gestion de ces rubriques à des connaisseurs, issus de plusieurs mouvements de scoutisme ou d’associations d’historiens.

– Charte du forum : retravaillée lors de l’AG de l’année dernière elle remplit bien son rôle. Un utilisateur non impliqué dans le fonctionnement du forum explique comment il ressent la modération de LaToileScoute en tant qu’utilisateur régulier, les réserves qu’il avait au départ et comment il les a levées depuis. Il apprécie la liberté de ton et la bonne ambiance générale dans laquelle se déroulent les échanges.

– Sous la Toile : 2 numéros du webzine sont parus. Objectif : publier du contenu à remettre sur le portail, et valoriser du contenu passé. La diffusion d’un fichier PDF par mail ne semble pas adéquate, mieux vaut alimenter nos rubriques sur le portail, mais reste cependant pertinent d’envoyer une newsletter régulièrement, sous un autre format.

– Annonces : Le nouveau module a été lancé au début de l’été. Quelques rubriques sont à caler encore ou à réorganiser, mais il répond bien mieux au besoin que l’ancien, le nombre d’annonces reçues a bien augmenté.

– Annuaire de sites web : Actuellement plus pertinent, réorganisation à faire. Dans cette attente, il n’est plus mis en avant sur l’accueil.

Partie Statutaire de l’AG

– Présentation du rapport moral :
Il est présenté par Ludovick GLANDUT, Président. Il reprend les éléments discutés ci-dessus, après présentation des nouveautés depuis 2 ans (date de la dernière invitation des 9 mouvements à une rencontre) et de la galaxie LaToileScoute.
Le rapport adopté à l’unanimité

– Présentation du rapport financier :
Laurent RAGUENEAU, Trésorier, étant absent, il a donné pouvoir à Nicolas ERNST, Secrétaire, pour le représenter et présenter en son nom le rapport financier de l’association.
La situation financière est globalement bonne. Les dépenses sont essentiellement les frais d’hébergement et de noms de domaine, ainsi que les frais de rencontre (week-end de travail, Assemblée Générale). Les revenus de la boutique ayant augmentés plus vite qu’espéré, ils sont devenus notre principale source de financement. La collecte de cotisations en 2009 est restée globalement stable. La subvention versée par les Scouts et Guides de France en 2008-2009 n’ayant pas été versée sur cet exercice, elle le sera en même temps que la subvention 2009-2010. L’exercice 2009 devrait donc présenter un excédent, qui sera investi dans les actions 2010 (suivis de rassemblement, communication, plus de rencontres et des formations à destination des mineurs seront prises en charge)
Rapport adopté à l’unanimité

– Élection au Conseil d’Administration :
Arrivent en fin de mandat : Nicolas ERNST, Paul LIAGRE, Elsa PEINTURIER, Guillaume PONCON. Sont candidats : les 4 sortants, réélus à l’unanimité.

– Élection du bureau :
Un point sur les candidatures devant être fait, cette élection aura lieu d’ici mi-novembre au sein du Conseil d’Administration.

– 

Divers :
Echanges sur le web scout, sa santé, le danger de l’entrisme,…
Il est proposé que LaToileScoute prenne contact avec l’équipe organisatrice pour le suivi du Festival du Film Scout (ouvert à tous les mouvements, se déroulant tous les 2 ans, âge 11-16 ans, dernière édition en 2008)
La Fédération des Eclaireuses et Eclaireurs serait disposée à fournir quelques images pour enrichir la photothèque, dans la limite du respect du droit à l’image.
Une démonstration de Scoutgarden a été faite. Yves-Alexis PEREZ pense que le site peut répondre à un besoin à la FEE^?. L’intérêt auprès des autres mouvements est tout aussi probable.
La proposition d’une rencontre inter-mouvements autour des questions de sécurité et de communication sur internet est faite, la FEE s’y associerait bien volontiers.

Projets 2010 et au-delà

– Couverture des événements 2010 :
LaToileScoute couvrira les rassemblements « Graine de Diversité » et « Cité Cap » organisés par les Scouts et Guides de France, et des référents ont été désignés au sein de LaToileScoute. La couverture d’autres événements est également envisagée.
Pour ces couvertures, les acteurs volontaires pour ce suivi sont prioritaires pour faire partie de l’équipe, et il faut laisser le référent monter son équipe en allant chercher les compétences.
Bien définir le cahier des charges. On distingue 2 rôles différents pour LaToileScoute : être prestataires (on répond à une demande, qui peut dépasser la simple couverture) et journalistes (on alimente notre site)

– Table ronde : Il est envisagé de proposer aux 9 mouvements de scoutisme une rencontre « Communication et sécurité sur internet ». A cette occasion, on fera également appel à des « experts » hors LaToileScoute.

– Galaxie LaToileScoute : Repenser un bandeau de haut de page et un pied de page commun pour la galaxie (Portail LaToileScoute, Scoutblog, Scoutgarden, Scoutisme.net… et bientôt boutique externe)

– 2011 : Le projet LaToileScoute fêtera ses 10 ans en janvier 2011, peu de temps après les 5 ans de l’association, crée en décembre 2005. Ce sera l’occasion de convier les partenaires, les fondateurs du site, les anciens de l’équipe, les adhérents et visiteurs,… à un événement qui se voudra marquant.

– Divers : Un budget spécifique pour des actions de communication sera adopté. Il est également prévu de relancer les soirées LTS, sources de convivialité.

Organisation interne

Ce point important, finalement traité en fin de rencontre, fait suite à échanges entre administrateurs et à un débat au sein du bureau.

L’organisation de l’équipe doit se centrer sur ce qu’on sait faire et les missions que l’on s’est données (proposer un contenu divers et varié, soutenir le scoutisme sur le web, faire du reportage sur la vie du scoutisme). Or nous avons une structure trop lourde pour permettre l’initiative personnelle, qui est notre mode de fonctionnement historique.

Il faut donc monter des équipes autonomes pilotées par un administrateur, qui peuvent faire appel à des compétences y compris sur l’extérieur, avec un fonctionnement souple et adapté aux projets sur lesquels elles travailleront.
L’équipe, via son correspondant (un administrateur nommé à cette fonction pour un an), réfère auprès du Conseil d’Administration qui pilote le projet LaToileScoute au global. Elle a cependant carte blanche pour gérer son projet, le pilotage du CA n’étant là que pour assurer une cohésion d’ensemble.

Le bureau, quant à lui, a pour rôle de gérer l’association et d’être un facilitateur de contact avec les partenaires. Il est garant de la pérennité du site et de l’association.

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