Assemblée Générale à distance 2020

Cette année, crise sanitaire oblige, l’AG de LaToileScoute s’est tenue le 7-8 novembre 2020 et à distance via notre outil visio.latoilescoute.net .

9h30 Accueil et activités de prise en main de l’outil

Tous les acteurs arrivent sur le salon. Afin d’être sûr que tout le monde maîtrise l’outil de visio, on a quelques tâches à accomplir (utiliser le statut "lever la main", parler au micro etc).

10h Lancement de l’AG

Mathilde, la président ouvre officiellement l’AG et présente l’ordre du jour de l’assemblée. Elle se déroulera en 3 sessions, une le samedi matin, une le samedi doir soir et une autre dimanche matin.

10h15 Brise-glace

Afin de se réveiller et d’échanger un peu, chacun présente un objet qui le représente.

10h30 : Rapport d’activité

C’est un des gros morceaux de l’AG, le temps de faire le bilan. Pour cela on repasse sur toutes les équipes : Scoutconnection, l’infra (l’équipe qui gère les serveurs web), les suivis effectués, et plein d’autres équipes.

11h45 : Vote du rapport d’activité

Cette année, faute de pouvoir utiliser des petits papiers c’est via Balotilo qu’on vote. Le rapport est approuvé.

Mathilde suspend la séance. Au programme : groupes de travail à distance cet après-midi pour ceux qui veulent et on se retrouve à 20h pour un peu de jeu avant la fin de la journée.

14h-18h : Ateliers thématiques

L’équipe infra se réunit pour ranger sa liste de tâches afin de repartir sur des bonnes bases pour l’année prochaine.

20h : Animation jeu

Afin de passer un bon petit moment avant de reprendre, on fait un « Dessiner c’est gagner » sur Scribbl.io . Beaucoup d’amusement et de talent au rendez-vous.

21h : Lancement de la session du soir

Olivier rappelle le programme et lance un dernier appel à candidature pour la commission Dynamisme.

21h10 : Bilan moral

On parle de la dynamique humaine : combien d’adhérents avons nous, quelle est le ration hommes/femmes, de quelles associations viennent nos membres ? Parmi les constatations, on a encore du mal à accueillir les nouveaux membres sans qu’ils se trouvent perdus dans l’association, on doit réussir à intéresser des membres d’autres associations trop peu représentées ici. Cependant le confinement a créé une dynamique autour de certains outils, conduisant au lancement de visio.latoilescoute.net, de discout.latoilescoute.net. Enfin, on est toujours bien dans le cadre de notre vision à 5 ans !

On attaque la deuxième année de la présidence, on est bien lancés !

Le bilan moral est adopté.

21h30 : Bilan financier

Dans les grandes lignes : moins de recettes que les années précédentes faute de personnes pour faire vivre la boutique ScoutConnection, mais moins de dépenses du fait de la crise sanitaire. On finit donc l’année avec un excédent. On discutera demain matin du budget prévisionnel. La situation financière de l’association reste saine.

22h : Vote du secrétariat et de la commission moyens

Pour la vice-présidence : Loïc Markt est le seul candidat et est élu.

Pour la commission Moyens (qui épaule et désigne en son sein le trésorier) : Lazare Olivry est le seul candidat et est élu. Le bureau cooptera de nouveaux membres conformément aux statuts.

Pour le secrétariat, Amélie Grosjean est la seule candidate, Olivier Berthelot est le seul candidat au poste de secrétaire adjoint, ils sont élus.

Pour le conseil de vigilance (qui contrôle l’action du bureau et agit en tant que médiateur en cas de souci dans l’association) 2 postes sont ouverts au renouvellement et Xavier Ortolland et Sébastien Fertier sont candidats. Ils sont élus.

22h30 : Clôture

C’est la fin de la journée, certains restent sur la discussion pour blablater un peu et se faire une partie de Among Us.

Dimanche 10h : lancement de la session

Après une bonne nuit, tout le monde revient, et on accueille de nouveaux participants. Tellement (additionnés aux autres salons de visio) que le serveur de visio.latoilescoute.net a du mal à encaisser la charge. On décide donc de poursuivre l’AG à une autre adresse pour soulager les autres utilisateurs.

Un petit jeu était prévu mais ce déménagement nous aura finalement bien occupé.

10h30 : Clôture des votes des différents postes et commission

Les résultats ont été reportés dans la section 22h.

10h45 : Désignation de la commission dynamisme

La commission dynamisme, l’organe chargé d’insuffler de l’énergie dans les projets de LaToileScoute est tirée au sort parmi ses candidats. Elle comporte entre 3 et 6 membres. Cette année on n’a que deux candidats : Olivier Berthelot et Etienne Ménard, ils sont désignés et choisiront des gens pour les épauler.

11h : Plan d’action de l’AG

C’est le moment de choisir les dossiers prioritaires pour l’année. On fait la liste des idées et des projets en cours et on vote pour ceux qu’on veut pousser en avant.

4 thèmes en discussion :

  • Notre stratégie de communication sur les réseaux sociaux
  • Une nouvelle version de Scoutcom en distanciel
  • Patacrep, l’application de carnets de chants
  • Un concours photo

11h45 : Vote du budget prévisionnel

On est sur un budget classique à l’exception d’une nouvelle ligne d’actualité : on dédie un budget conséquent à des serveurs plus puissants pour proposer un outil de visioconférence fiable pour tous.

Le budget est adopté.

12h 30 : Clôture de l’AG

Photo de groupe à distance et on peut clôturer l’AG !

Merci à tous les participants pour leur investissement !

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