On ne dirait pas comme ça, mais à force de proposer de fiches techniques, de sortir des articles sur notre site, d’effectuer des suivis d’évènements scouts ou même de sortir des outils numériques à destination des scouts (gratuits et sans revente à des régies publicitaires !), et bien on commence à se faire connaitre !

Plus sérieusement, plus le temps de passe et plus on met à disposition de notre communauté des moyens de contacts, que ce soit des forums, des mails, des formulaires, nos réseaux sociaux, etc. Donc forcément, face à cette diversité, nos bénévoles ont parfois un peu de mal à te répondre et il n’est pas rare qu’un message passe à la trappe pour quelques mois voire pour toujours !

Mais c’est sans compter sur notre esprit scout ! Oui, face à cette difficulté, on s’est mis à siffler et on s’est remonté les manches !

Après d’innombrables débats sur la source du problème (on avait l’équipe "il faut un outil pour tout centraliser" et l’équipe "le problème c’est le process, pas l’outil"), on a réussi à se mettre d’accord et à avancer.

Après un peu de prospection, nous avons mis en place un outil centralisé pour recevoir toutes les demandes (petit spoil, on a aussi dû revoir nos process ;)). Dans le jargon des entreprises de service numérique, on appelle ça un outil de ticketing. Notre choix s’est porté sur Zammad, assez simple à configurer et surtout facile à prendre en main pour des bénévoles pas forcément habitués à utiliser ce genre d’outil.

Zammad a donc été installé il y a quelques mois. On y a fait une petite configuration pour présenter le principe à nos bénévoles.

La migration s’est faite en douceur : un seul formulaire !

En fait, c’est aussi à ce moment là où on s’est posé la question de comment on nous contactait. Inventaire à faire et ce n’était pas une mince affaire : entre la dizaine de formulaires de contact disséminée sur notre site LaToileScoute.net, les mails auto-hébergés, les redirections mails et les mails extérieurs, c’était un peu un combat archéologique !

Une fois l’inventaire fait et quelques mois passés à réfléchir sur notre configuration (oui on aime prendre notre temps), on a franchit le pas. Tous les formulaires ont été envoyés sur Zammad, les mails auto-hébergés aussi. Pour les mails externes, on s’est rendu compte qu’on recevait surtout du spam donc on les laisse dans leur coin.

Mais bon, ça n’est pas vraiment satisfaisant, on aurait aimé pouvoir simplifier tout ça, à la fois pour vous et pour nous. Aussi l’idée folle est venue de changer notre manière de faire, Oh scandale ! En fait non, on n’est pas si fermé au changement, au contraire, on adore les nouveaux trucs et bidules qui foisonnent sur l’Internet, c’est juste qu’on aime appliquer une logique "céceluikiditkifé".

Et c’est là où enfin on parle du sujet principal de cet article (mais on vous rassure, on arrive aussi à la fin ;)), après un petit travail de fond, nous vous avons concocté un formulaire unique pour nous contacter.

*- Une question sur une fiche technique ? Va sur Contacter LaToileScoute
* Un problème avec un de nos outils ? Va sur Contacter LaToileScoute
* Une idée d’article ? Va sur Contacter LaToileScoute
* Un évènement où nous inviter pour un suivi ? Va sur Contacter LaToileScoute

Bref, un seul endroit, plus simple pour vous toutes et tous qui nous suivez. Et pour nous, une garantie de vous répondre (c’est déjà un premier point) et plus rapidement qu’avant !

Merci d’avoir lu ce billet et bonne navigation sur LaToileScoute.net !