LaToileScoute a un fonctionnement atypique : ses membres sont dans toute la France et dans des pays étrangers. Ils se voient (trop) rarement. Pourtant, les missions et domaines d’activité de LaToileScoute sont très divers. Une organisation classique, souvent verticale, n’est donc pas très adaptée. Comment faire pour mettre tout ça en musique, sans se voir ?

Un nouveau doit se sentir tout de suite bien accueilli et doit vite trouver sa place. Particularité de notre vision scoute : nous voulons que les plus jeunes, moins expérimentés, puissent tout de suite prendre des responsabilités. Comment permettre cela et comment les accompagner suffisamment, malgré la distance ?

LaToileScoute a aussi une position particulière et une certaine influence sur le monde du scoutisme. Oh pas de quoi l’orienter quelque part, et ce n’est résolument pas le but de LaToileScoute, mais mal employée, LaToileScoute pourrait avoir un pouvoir de nuisance non négligeable. Alors l’association doit se protéger, garantir par son fonctionnement associatif sa neutralité, en se protégeant d’éventuelles prises de contrôles externes ou de tentatives d’entrisme. Un fonctionnement horizontal est formidable, mais aussi ouvert à tous les vents. De ce fait, comment sécuriser LaToileScoute ?

C’est à toutes ces questions que tente de répondre l’organisation de LaToileScoute, revue de fond en comble lors de l’assemblée générale 2016.

Le bureau

En France, toute organisation est dirigée par un bureau. Chez LaToileScoute, c’est une équipe de six personnes. Au quotidien, ils veillent à ce que l’activité de l’association aille dans le sens de ses buts d’une part, et à ce que l’association soit correctement gérée d’autre part.

Ce n’est pas une équipe qui décide de tout dans l’association. C’est une équipe qui a à cœur d’avoir une vision globale de son organisation et de son activité, afin de s’assurer que chacun puisse agir efficacement et que les autres équipes parviennent à décider de leurs activités et les mener à bien.

Le bureau est composé de :

• un président et un vice président qui représentent l’association,
• un trésorier et un trésorier adjoint qui assurent la bonne utilisation des ressources de l’association, avec la commission moyens,
• un secrétaire et un secrétaire adjoint qui ont à cœur l’organisation de l’association, l’arrivée des nouveaux, la transparence et la circulation des informations au sein de l’association.

La commission moyens

Composée de quatre à six personnes, dont le trésorier et le trésorier adjoint, la commission moyens valide les différents projets qui impliquent un financement par l’association, pour garantir une bonne utilisation de ses fonds. Elle s’assure aussi que les ressources de LaToileScoute sont suffisantes pour lui permettre de maintenir ses activités.

La commission relations extérieures

LaToileScoute œuvre pour les scouts et cela implique de nouer et de maintenir un contact de qualité avec les différentes associations scoutes, mais aussi nos autres partenaires. C’est cette commission qui est chargée d’assurer ces liens, sous la direction du président, qui reste le représentant de l’association.

Chaque membre de la commission est référent d’une association en particulier. Il suit l’actualité de l’association, reçoit et transmet les demandes de suivis. Il s’assure de bien connaitre les besoins de l’association partenaire et de ses membres, afin que nous puissions savoir dans quelle mesure nous pouvons les soutenir au quotidien.

La commission dynamisme

Afin de soutenir le bureau, de mettre du lien entre les équipes, la commission dynamisme, composée de 7 membres, permet d’animer l’association et ses membres.

Le conseil de vigilance

Composé de sept membres reconnus pour leur expérience, leur expertise ou encore leur sagesse, le conseil de vigilance n’a, dans l’idéal, absolument aucune activité. Il est garant de l’unité de l’association, c’est à dire qu’il a pour charge de faire de la médiation en cas de litige, de mésentente et de gérer les situations difficiles à la demande de n’importe quel membre de l’association.

Et ce n’est pas fini…

Ici ne sont décrites que les équipes qui ont été jugées tellement importantes qu’elles ont été inscrites dans les statuts.

À coté de ces équipes, il en existe un tas d’autres, qui s’occupent de l’animation et la modération des réseaux sociaux, de la gestion de notre boutique ou de l’organisation d’événement ponctuels, comme #ScoutCom, un week-end de travail…