Ici on parlera surtout de l’organisation concrète et les outils utilisés, pour en savoir plus sur l’organisation "administrative" on a un autre article qui t’explique tout :

Les listes mail

Au début il n’y avait rien et un jour des webmasters de les internets du passé décidèrent de créer un site web suite à des discussions par mail. Bon on va pas te faire tout l’historique, on a déjà un article pour ça :

C’est pourquoi, pendant pas mal d’années l’association a gardé ce fonctionnement par liste de diffusions mail.

Cependant, avec l’évolution des technologies cette solution a fini par poser problème :

• On recevait beaucoup de mail (surtout les lendemains d’AG)
• Les différentes listes ne communiquaient qu’entre elles et finalement peu de gens avaient une vue globale de la situation (phénomène qu’on a désigné sous le terme de "Silotisation")
• Les usages d’internet évoluant les gens regardent de moins en moins leurs mails

Ce qui nous a conduit à migrer sous un nouvel outil, applaudissons bien fort :

Corp’

Corp’ à l’origine c’était un groupe facebook parallèle aux listes mails sur la fin mais qui avait aussi ses inconvénients :

• Tout le monde n’a pas facebook
• On dépend d’un service extérieur
• L’archivage de discussions sur un groupe facebook c’est juste l’horreur

Ainsi, après un long et fastidieux travail du petit groupe chargé de trouver un outil de remplacement nous nous sommes finalement fixé sur Discourse et l’avons renommé Corp’

Concrètement ça ressemble à ça :

et c’est un forum avec plein de catégories suivant les thèmes et où on échange sur nos différents projets.

C’est vraiment la place centrale du village LaToileScoute, là où se prennent la plupart des décisions et c’est d’ailleurs là que nous avons fait notre AG de 2015.

Discuter

Quand on fait des réunions c’est quand même plus sympa de pouvoir discuter en direct ensemble. Pour ça, après avoir utilisé Skype pendant des années on a décidé, maintenant qu’on dispose de nos propres serveurs, de mettre en place un serveur Mumble : en effet, la vidéo ne nous apportait pas grand chose mais au contraire si on pouvait avoir une transmission de la voix correcte en utilisant le moins de bande passante possible, tant mieux !

Faire des comptes-rendus

Pendant nos réunions sur Mumble on a aussi besoin de garder des traces de ce qu’on raconte, après avoir utilisé des google docs pendant un certain temps, on utilise maintenant les framapads de Framasoft. Comme ça tout le monde peut regarder le compte-rendu évoluer en temps réel, apporter ses modifications etc (et puis c’est plein de couleurs, c’est sympa !)

Concrètement ça ressemble à ça :

en l’occurrence c’est un compte-rendu de réunion d’une de nos équipes. Chaque texte d’une couleur donnée correspond à une personne différente.

Stocker nos documents et la FAQ

Pour archiver nos compte-rendus, stocker les documents de l’association on utilise Seafile hébergé sur notre propre serveur. Celui là on a fait simple, on l’a juste appelé "le cloud". Sur ce cloud on retrouve en particulier le Wiki, qui nous sert à conserver une petit FAQ interne.

Stocker nos photos & vidéos

Disposer de sa propre photothèque c’est pratique. Pour ce faire on utilise Smugmug qui nous a paru mieux répondre à nos besoins que le célébrissime Flickr. Pour une fois, celui-ci reste hébergé sur les serveurs de Smugmug. On l’a appelée Média et tu peux la consulter toi aussi.

Ecrire nos articles

Tu t’es déjà demandé ce qu’il y avait derrière le site LaToileScoute ? Et bien en fait c’est un logiciel qu’on appelle un CMS (Système de Gestion de Contenu) et comme on aime bien la nature et les écureuils, nous on utilise SPIP. On écrit directement nos articles dessus et ça nous permet de les gérer.
En exclusivité rien que pour toi, une capture d’écran (de la page d’édition de cet article) :

Tu veux toucher la bête toi même et nous aider en nous écrivant des articles ? On a fait tout un guide rien que pour toi :